El Reglamento de sistemas informáticos de facturación admite dos modalidades, VERI*FACTU y NO VERI*FACTU, y las dos cumplen la norma. En VERI*FACTU el sistema remite cada registro de facturación a la AEAT de forma automática e instantánea. En NO VERI*FACTU los registros se conservan en el propio sistema, firmados y con su registro de eventos, y se entregan cuando la AEAT los requiere.
Para una asesoría la diferencia decide qué tiene que mantener cada cliente y qué debe pedirle al fabricante de su programa. Este artículo compara las dos modalidades con el texto del RD 1007/2023 y de la Orden HAC/1177/2024. El marco general, con los plazos (1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados) y los requisitos comunes, está en la guía completa de VeriFactu para asesorías.
Qué obliga el Reglamento y qué es voluntario
La obligación es utilizar un sistema informático de facturación que cumpla el Reglamento, con una declaración responsable del fabricante. Enviar los registros a la AEAT es una opción. El artículo 15 del RD 1007/2023 lo formula así: los obligados "podrán remitir voluntariamente" todos los registros de facturación generados. Cuando el sistema los remite de forma continuada, íntegra e instantánea, el artículo 16 lo califica como "sistema de emisión de facturas verificables" o sistema VERI*FACTU.
Las dos son equivalentes a efectos de cumplimiento y difieren en cómo se demuestra la integridad de los registros. En una, la garantía es que la AEAT los recibe al emitirse. En la otra, la garantía es que el sistema los firma, los encadena, registra sus eventos y los conserva.
Comparativa punto por punto
| Aspecto | VERI*FACTU | NO VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Registros de facturación | Se remiten a la AEAT de forma automática e instantánea | Se conservan en el propio sistema |
| Huella (hash) | Sí | Sí |
| Firma electrónica de los registros | No obligatoria, basta la huella (art. 16.3 RD) | Sí, XAdES con certificado cualificado (art. 12 RD y art. 14 Orden) |
| Registro de eventos | No aplica mientras opera como VERI*FACTU (art. 3 Orden) | Sí (art. 8.3 RD y art. 9 Orden) |
| Conservación y entrega | Presunción de cumplimiento por diseño; no aplica el art. 14.2 RD | Conservar los registros durante el plazo de la LGT, con descarga y volcado seguros, y entregar copia si se requiere |
| Factura emitida | QR y la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» | QR |
| Permanencia | Al menos hasta el 31 de diciembre del año en que se ha usado | Se puede pasar a VERI*FACTU en cualquier momento (art. 17.1 Orden) |
Qué recorre una factura en cada modalidad
VERI*FACTU
- 1Se emite la factura y se genera su registro de alta
- 2El sistema calcula la huella y encadena el registro
- 3El registro se envía a la AEAT y la factura lleva QR y leyenda
NO VERI*FACTU
- 1Se emite la factura y se genera su registro de alta
- 2El sistema calcula la huella, firma el registro y anota los eventos
- 3El registro se conserva y se entrega solo si la AEAT lo requiere
Qué exige VERI*FACTU
El artículo 16.2 del RD 1007/2023 presume que un sistema VERI*FACTU cumple por diseño los requisitos de integridad, trazabilidad y conservación del artículo 8, y le deja fuera del artículo 14.2, el que permite a la AEAT requerir copia de los registros conservados. El artículo 16.3 le libera de la firma electrónica. Con calcular la huella es suficiente.
La Orden HAC/1177/2024 concreta la exención en su artículo 3. En tanto el sistema actúa como VERI*FACTU, no le son exigibles, entre otros, el artículo 8 (conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros) y el artículo 9 (registro de eventos). Para el cliente esto se traduce en menos elementos que custodiar, porque el sistema no firma los registros ni mantiene un registro de eventos propio.
A cambio, el sistema debe enviar todos los registros de forma continuada y en el momento de generarlos, identificándose ante la sede electrónica con un certificado electrónico válido. El envío puede hacerlo el propio obligado o un tercero que actúe en su representación, por ejemplo la asesoría como colaboradora social (Orden, art. 5). La corrección de errores sigue el mismo principio de cualquier sistema SIF, con registros adicionales posteriores que dejan inalterado el original, como se explica en el artículo sobre rectificar, anular o subsanar una factura.
Qué exige NO VERI*FACTU
El sistema debe cumplir el artículo 8 completo. Los registros tienen que ser íntegros, estar encadenados y conservarse durante el plazo de la Ley General Tributaria, con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro en formato legible. A la huella se suma la firma electrónica de cada registro, con el estándar ETSI EN 319 132 (XAdES Enveloped Signature) y una clave asociada a un certificado cualificado en vigor emitido por un prestador incluido en la lista de confianza de la UE (Orden HAC/1177/2024, art. 14).
Se añade el registro de eventos. La Orden (art. 9) fija como mínimo nueve tipos de evento, entre ellos el inicio y el fin del funcionamiento como NO VERI*FACTU, la detección de anomalías en registros de facturación y de eventos, la restauración de copias de seguridad y la exportación de registros.
La consecuencia práctica está en el artículo 14 del RD. La AEAT puede personarse donde se use el sistema y exigir acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos, además de requerir copia de los registros conservados. Esa copia puede entregarse en soporte físico o por envío automático y seguro a la sede electrónica, con las mismas características técnicas que un envío VERI*FACTU (Orden, art. 18). En esta modalidad el cliente responde de que los registros existan, estén íntegros y se puedan entregar.
Cuánto dura la elección y cómo se sale
Según el artículo 16.5 del RD, se entiende que un obligado opta por VERI*FACTU por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros, y esa opción se prolonga al menos hasta el final del año natural del primer envío efectivo. El artículo 17 de la Orden añade que un sistema puede empezar a funcionar como VERI*FACTU en cualquier momento, que debe mantenerse hasta el 31 de diciembre del último año en que ha funcionado así y que la renuncia se comunica en los propios mensajes de remisión, indicando la última fecha de funcionamiento como VERI*FACTU. El primer mensaje con esa fecha debe remitirse antes de que acabe el año natural en que se quiere hacer efectiva la renuncia.
Antes de las fechas de obligatoriedad, la AEAT trata el tiempo previo como periodo de pruebas, con margen para empezar y dejar VERI*FACTU sin sanción. Los límites de ese margen están en el artículo sobre probar VeriFactu antes de 2027. Una vez llega el plazo, la elección deja de ser reversible a mitad de año.
Cómo decidir la modalidad de cada cliente
La decisión depende primero del software, porque no todos los sistemas admiten las dos modalidades. La declaración responsable del fabricante tiene que indicar si el sistema se ha producido para funcionar exclusivamente como VERI*FACTU (Orden, art. 15.1.e) y, si admite NO VERI*FACTU, qué tipos de firma utiliza (art. 15.1.g). Ese documento es el primer sitio donde mirar, y el cliente o la AEAT pueden solicitarlo al fabricante (RD, art. 13.3).
Cuando el programa permite elegir, estos son los criterios que separan un caso de otro.
- Capacidad técnica del cliente. NO VERI*FACTU exige, además del certificado con el que se identifica cualquier envío, un certificado cualificado vigente para firmar los registros, copias de seguridad que se restauren sin romper la cadena y capacidad de exportar registros de facturación y de eventos. Un cliente sin nadie que se ocupe de esto acumula tareas que en VERI*FACTU no existen.
- Conectividad del sistema. VERI*FACTU depende del envío. Conviene preguntar al fabricante cómo gestiona los reintentos cuando el servicio de la AEAT no responde o el cliente factura sin conexión.
- Un mismo programa para varios clientes. La Orden (art. 2) obliga a que el sistema trate a cada obligado por separado y permita VERI*FACTU de forma independiente. La asesoría puede decidir cliente a cliente sin cambiar de herramienta.
- Facturación delegada en la asesoría. Si es la asesoría quien emite las facturas del cliente, es ella quien responde de que el sistema cumpla, y le corresponde asumir las tareas de la modalidad elegida.
Como criterio de trabajo, para el cliente habitual de una asesoría, con volumen moderado y sin equipo informático propio, VERI*FACTU reduce lo que hay que mantener. El coste es que la AEAT recibe cada registro al emitirse, de modo que la revisión de la factura tiene que ocurrir antes de emitirla y no después. No existe un dato público que indique que una modalidad reciba menos comprobaciones que la otra, y este artículo no lo da por supuesto. Un cliente que ya trabaja con un ERP que firma y conserva sin intervención manual puede mantenerse en NO VERI*FACTU sin más carga real.
Qué pedir por escrito al fabricante
- La declaración responsable de la versión concreta instalada, con su identificador de versión.
- Si el sistema funciona exclusivamente como VERI*FACTU o admite también NO VERI*FACTU.
- En caso de admitir NO VERI*FACTU, qué firma utiliza y cómo se renueva el certificado.
- Cómo se pasa de una modalidad a otra y cómo se comunica la renuncia a VERI*FACTU.
- Cómo se exportan los registros de facturación y de eventos si la AEAT los requiere.
La lista completa de comprobaciones sobre el software está en el artículo de criterios para evaluar software VeriFactu, y las consecuencias de un sistema no conforme, en el de sanciones VeriFactu. Para clientes con pocas facturas y sin programa propio, la aplicación gratuita de la AEAT funciona siempre como VERI*FACTU.
La modalidad afecta a cómo el cliente emite sus facturas y no a cómo la asesoría las contabiliza después. Los documentos que llegan a AutoApunte se procesan igual con independencia de la modalidad de quien los emite, y el detalle de cómo encaja en el flujo de una asesoría está en la sección de servicios.
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Fuentes: Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE), arts. 8, 12 a 17 - Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (BOE), arts. 2, 3, 9, 14, 15, 17, 18 y 20 - AEAT: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU - AEAT: nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación (RDL 15/2025).