Guía · seis pasos
El proceso de contabilización de facturas, ordenado
Toda asesoría contabiliza facturas. Unas lo hacen con herramientas que leen el documento y proponen el asiento; muchas siguen tecleándolo a mano.
En casi todas, la documentación entra por varios sitios a la vez: papel, correo, una carpeta de Drive y WhatsApp.
Esta guía recorre el proceso en el orden en que se trabaja con un despacho. Primero se describe tal como es, después se ordena y solo al final se automatiza.
Paso 1
El proceso tal como es hoy
Este es el recorrido de una factura en un despacho típico, desde que el cliente la envía hasta que el trimestre queda contabilizado. Cada franja horizontal es una persona o un programa, y las flechas marcan el orden.
- Inicio
- Fin
- Tarea
- Decisión
- Envío a otra persona
- Datos guardados
Paso 2
Dónde falla
El mismo diagrama, con los puntos donde se pierde tiempo o aparecen errores.
- P1La documentación llega por cuatro canales distintos, y cada uno se revisa por separado.
- P2La misma factura puede llegar por correo y por WhatsApp. Si nadie lo detecta, se registra dos veces.
- P3Cada persona guarda y nombra los archivos a su manera. Encontrar una factura depende de quién la guardó.
- P4Lo que falta se reclama varias veces, sin fecha límite y en mensajes sueltos.
- P5Los datos que ya están escritos en la factura se vuelven a teclear.
- P6La revisión se hace al cerrar el trimestre, cuando queda menos margen para corregir.
Paso 3
El proceso ordenado
Antes de pensar en herramientas, se ordena. Ninguno de estos cambios exige comprar nada. En verde, lo que cambia respecto a hoy.
- Un solo canal de entrada, con un nombre de archivo acordado.P1 y P3
- Una fecha fija al mes para enviar la documentación.P4
- Una lista por cliente de lo que tiene que llegar. Lo que falta se reclama una vez, con fecha límite.P4
- La revisión se hace cada mes.P6
Quedan dos puntos que el orden no resuelve del todo: el duplicado (P2) y el tecleo (P5). Son los que resuelve la tecnología del paso 4.
Paso 4
Qué se puede automatizar
Con el proceso ordenado se ve dónde encaja la tecnología. Hay cuatro puntos. La revisión mensual se queda en manos de una persona.
- O1Recogida. Las facturas que llegan al buzón o a la carpeta se incorporan solas, sin descargarlas una a una.
- O2Nombre y archivo. Cada factura se guarda sola con su nombre (proveedor, fecha y número) y en la carpeta del cliente y del periodo que le corresponde.
- O3Lectura y asiento. La IA lee la factura, propone el asiento y avisa si ya existe una igual. Una persona lo revisa y lo valida.
- O4Reclamación. El aviso de lo que falta sale solo cada mes, a partir de la lista de cada cliente.
Herramientas del mercado
Todas estas automatizan la lectura de facturas. La elección depende de dos cosas: el programa contable del despacho y si sus clientes ya usan un programa de gestión. Antes de contratar nada, conviene preguntar al proveedor del programa contable qué incluye ya la licencia.
Lectura de facturas, junto al programa contable
Leen la factura y preparan el asiento para el programa que ya usa el despacho.
- OCRLoop
Extrae los datos de la factura, propone la contabilización y adjunta el documento al asiento.
- AutoApunte
Hace lo mismo con IA y reglas fiscales, avisa de posibles duplicados y se adapta a la forma de trabajar de cada despacho. Es la herramienta que desarrollamos nosotros.
Plataformas compartidas con el cliente
El cliente sube sus facturas y el despacho trabaja sobre la misma plataforma.
Paso 5
Los riesgos, antes de implementar
Antes de llegar a la contabilidad, una factura pasa por varios canales, personas y programas. Cada tramo tiene su riesgo, y cada riesgo, una medida concreta.
- R1
Canales personales
Las facturas que llegan al WhatsApp o al correo personal de alguien se quedan en su móvil, sin copia y sin control de quién las ve.
Solo canales del despacho, con acceso por usuario. Si se usa el móvil, que sea de empresa, con bloqueo y borrado remoto.
- R2
Permisos de las carpetas
Una carpeta abierta a todo el despacho, o un enlace público que nadie caduca, deja a la vista la documentación de todos los clientes.
Acceso por cartera, enlaces con caducidad y revisión de permisos cada vez que alguien entra o sale del despacho.
- R3
Facturas falsas y cambio de IBAN
Un correo que suplanta a un proveedor envía una factura con otra cuenta bancaria. Si se da por buena, el cliente paga a un tercero.
Un IBAN nuevo se confirma por teléfono, con el número que ya se tenía y no con el del correo. La herramienta tiene que avisar cuando un proveedor cambia de cuenta.
- R4
Proveedores e IA que leen las facturas
Las facturas llevan datos personales y económicos de terceros, y la herramienta que las lee los trata en sus servidores.
Contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD), datos alojados en la UE o con garantías para la transferencia, y compromiso escrito de que no se usan para entrenar modelos. Nunca un asistente de IA con una cuenta personal.
- R5
Duplicados e importaciones dobles
La misma factura llega por dos vías, o un lote se procesa dos veces, y el gasto y el IVA se deducen por duplicado.
Antes de registrar se comprueban NIF del emisor, número, fecha e importe. Lo importado queda marcado y no se vuelve a procesar.
- R6
Credenciales del programa contable
Usuarios compartidos entre varias personas y claves de las integraciones guardadas en un correo o en una hoja de cálculo.
Un usuario por persona, verificación en dos pasos donde exista y claves de integración en un gestor de contraseñas, con el permiso mínimo y revocables.
- R7
Trazabilidad y copia
Sin registro de quién contabilizó qué, un error no se puede rastrear. Sin copia, una avería o un ataque de ransomware se lleva la contabilidad.
Registro de cambios por usuario, copia diaria fuera del equipo y una restauración de prueba cada trimestre. La documentación se conserva seis años (art. 30 del Código de Comercio).
- R8
Integridad del asiento
Un asiento propuesto puede cuadrar y estar mal, con la cuenta o el tipo de IVA equivocados.
Nada se registra sin la validación de una persona. El primer mes se revisa todo; después, lo que la herramienta marca como dudoso y una muestra del resto.
Paso 6
Solo entonces se implementa
Se eligen unos pocos clientes para probar durante el primer mes. Con ellos se trabaja en paralelo, con el método anterior y con el nuevo, y se comparan los resultados.
Si coinciden, se extiende poco a poco al resto de la cartera.