Software a medida para asesorías: 6 criterios de elección

Los seis criterios que separan a un proveedor de software a medida fiable de uno arriesgado son la propiedad del código, el tratamiento de datos personales, la comprobación previa de alternativas, la integración real con el programa contable, el plan de mantenimiento y la forma de definir el alcance. Cada uno se puede verificar por escrito antes de firmar, y ninguno depende de la experiencia que declare el proveedor.

Un desarrollo a medida es una decisión distinta a la compra de un programa. El despacho no adquiere un producto terminado, sino un proyecto con fases, dependencias y una relación que continúa después de la entrega. Los criterios que siguen sirven también para evaluar propuestas de agencias, freelances y empresas de software que ya trabajan con otras asesorías.

1. Quién es el propietario del código

La titularidad del software depende de lo que diga el contrato. El texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual (Real Decreto Legislativo 1/1996) establece en su art. 43 que la transmisión de los derechos de explotación debe constar por escrito y que se limita a las modalidades expresamente pactadas. Si el contrato no recoge nada, los derechos siguen con quien creó el programa, y el despacho tiene únicamente el uso que el proveedor le permita.

Hay tres situaciones habituales, y conviene saber en cuál se está antes de firmar.

1. Cesión de la titularidad. El despacho es dueño del código y puede encargar su evolución a otro proveedor.
2. Licencia de uso indefinida. El proveedor conserva el código, pero el despacho puede usar el sistema sin límite de tiempo y sin depender de una cuota.
3. Uso mientras dure el servicio. Si se termina la relación, se termina el acceso. Es una fórmula legítima, pero tiene que presentarse como lo que es.

Los datos son un asunto separado del código. Lo razonable es que los datos de los clientes del despacho sigan siendo siempre del despacho y que el contrato prevea su devolución en un formato estructurado. La misma lógica aparece en los criterios de portabilidad al cambiar de software contable.

2. Si el proveedor descarta primero las alternativas

Un proveedor que solo se dedica a desarrollar tiene un interés evidente en que la respuesta sea desarrollar. La señal de fiabilidad es que, antes de presupuestar, revise si el problema ya lo resuelve una herramienta existente, una configuración distinta del programa que el despacho ya usa o un cambio de proceso. Esa revisión debería aparecer en la propuesta por escrito, con las alternativas consideradas y el motivo por el que se descartan.

Si la propuesta llega directamente a una lista de funcionalidades sin explicar por qué no sirve nada de lo que ya existe, falta ese paso. Las cinco preguntas previas a automatizar una asesoría ayudan a tener la respuesta clara antes de la primera reunión con cualquier proveedor.

3. Datos personales y subencargados

Un proveedor que accede a datos de los clientes del despacho, aunque sea solo para probar o corregir errores, actúa como encargado del tratamiento. El art. 28 del RGPD exige en ese caso un contrato que recoja el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las obligaciones del encargado. Entre ellas figuran tratar los datos solo siguiendo instrucciones documentadas, mantener la confidencialidad, aplicar medidas de seguridad, asistir al responsable ante los derechos de los interesados y suprimir o devolver los datos al terminar.

En un desarrollo a medida pesa especialmente la cadena de subencargados. Si el sistema usa servicios de alojamiento, de correo o de inteligencia artificial de terceros, cada uno de ellos es un subencargado, y el art. 28 exige que el proveedor cuente con autorización del responsable para recurrir a ellos. La pregunta concreta es qué servicios de terceros tocan los datos del despacho y en qué país se alojan. Si alguno está fuera del Espacio Económico Europeo, se aplican las reglas de transferencias internacionales del capítulo V del RGPD.

Para el desarrollo y las pruebas existe una medida sencilla, que es trabajar con datos anonimizados o de ejemplo siempre que se pueda. Los criterios de seguridad que conviene exigir a cualquier proveedor se detallan en el artículo sobre ciberseguridad en software fiscal.

4. Integración con el programa contable

Lo que condiciona un proyecto en una asesoría casi siempre es el programa contable. Antes de aceptar un plazo o un alcance hay que saber de qué forma se puede conectar el sistema nuevo con ese programa. Hay programas que ofrecen una API documentada, otros que solo admiten importar ficheros con un formato determinado y otros que no ofrecen ninguna de las dos vías de forma oficial. La respuesta cambia el coste, el riesgo y la fiabilidad del resultado.

Lo que debe pedirse al proveedor es una prueba con datos reales del despacho, no una demostración con datos de ejemplo, y que el resultado se compruebe en el propio programa contable (que los asientos aparezcan, que cuadren y que se puedan modificar). Los criterios para evaluar esa conexión están desarrollados en el artículo sobre integración entre OCR contable y ERP, y valen igual para cualquier otro desarrollo que escriba en el programa del despacho.

5. Mantenimiento y continuidad

Un sistema a medida necesita cambios después de la entrega, porque los modelos fiscales se modifican, los programas contables actualizan sus formatos y los servicios de terceros cambian sus condiciones. El contrato debería indicar quién corrige los errores, en qué plazo, cómo se solicitan cambios nuevos y cuál es el canal de contacto. Las condiciones de soporte técnico que se exigen a cualquier software se aplican también aquí.

La continuidad se resuelve con cuatro elementos concretos.

• Acceso al código fuente o a un repositorio a nombre del despacho.
• Documentación técnica suficiente para que otro equipo pueda retomar el trabajo.
• Lista de los servicios de terceros de los que depende el sistema, con las cuentas y credenciales a nombre del despacho.
• Procedimiento de salida, con plazo y formato de entrega de los datos.

6. Alcance, fases y criterios de aceptación

Un proyecto es controlable cuando cada fase tiene un entregable que el despacho puede comprobar. Una descripción como "módulo de gestión documental" no permite saber si está terminado, mientras que "el sistema recibe los documentos del cliente por correo, los clasifica por tipo y los deja en la carpeta del cliente, comprobado con cincuenta documentos reales del despacho" sí lo permite. Los criterios de aceptación escritos evitan discusiones al final.

También deben constar qué queda fuera del alcance, cómo se tramitan los cambios durante el proyecto y cuándo y cómo se factura cada fase. Una facturación ligada a entregables aceptados protege al despacho frente a un proyecto que se alarga sin resultado verificable.

Resumen de comprobaciones antes de firmar

Al evaluar propuestas, las diferencias entre proveedores suelen aparecer en los criterios 1, 4 y 5, que son los que menos se mencionan en una primera presentación. Si el proveedor no responde por escrito a alguno de los seis, esa ausencia ya indica cómo funcionará la relación una vez firmado el contrato. Para un panorama más amplio de cómo elegir software, el artículo sobre cómo elegir software para una asesoría en 2026 reúne los criterios generales.

AutoApunte desarrolla software a medida para asesorías y despachos; la información general está en la portada.

Fuentes: Real Decreto Legislativo 1/1996, texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, art. 43 - BOE - Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 28 y capítulo V - EUR-Lex.